2.1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem informasi manajemen a
2.1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal dalam bisnis yang meliputi dokumen, manusia, teknologi, dan prosedur dalam akuntansi manajemen. Dikutip dari buku Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari sistem manajemen atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan untuk mendukung operasional manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Tujuan utama dalam pembangunan sistem ini adalah untuk memecahkan berbagai masalah dalam bisnis, seperti layanan, biaya produk, dan strategi bisnis. Sistem ini digunakan untuk melakukan analisis sistem informasi pada penerapan aktivitas operasional suatu organisasi.
2.2 KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Contoh sistem informasi manajemen (SIM) yang umum digunakan di berbagai bidang dan memiliki karakteristik sistem informasi adalah sebagai berikut:
1) Memiliki komponen: SIM terdiri dari berbagai komponen seperti perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), basis data, jaringan komunikasi, dan pengguna.
2) Memiliki sasaran sistem: Sasaran SIM adalah para manajer dan pengambil keputusan di organisasi. SIM menyediakan informasi yang relevan dan akurat kepada mereka untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang efektif.
3) Keandalan: SIM harus dapat memberikan informasi yang akurat, konsisten, dan dapat diandalkan kepada pengguna. Informasi yang tidak akurat atau tidak konsisten dapat mengarah pada pengambilan keputusan yang salah.
4) Performa: SIM harus memiliki performa yang baik dalam mengumpulkan, memproses, dan menyajikan informasi dalam waktu yang efisien. Performa yang baik akan memastikan pengguna mendapatkan informasi dengan cepat dan tanpa gangguan.
5) Keamanan: SIM harus memiliki mekanisme keamanan yang kuat untuk melindungi data dan informasi dari akses yang tidak sah. Hal ini melibatkan penggunaan otorisasi, enkripsi data, dan pengendalian akses.
6) Skalabilitas: SIM harus dapat ditingkatkan dan diperluas sesuai dengan pertumbuhan dan kebutuhan organisasi. Ini memungkinkan SIM untuk tetap efektif dan efisien seiring waktu.
7) Usability: SIM harus mudah digunakan dan memiliki antarmuka yang intuitif bagi pengguna. Pengguna harus dapat dengan mudah mengakses informasi yang mereka butuhkan tanpa kesulitan.
8) Analisis kebutuhan pengguna: SIM harus mampu menganalisis dan memahami kebutuhan pengguna. Dengan memahami kebutuhan pengguna, SIM dapat dirancang dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan harapan mereka.
2.3 KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Komponen-komponen dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) umumnya meliputi:
1) Perangkat Keras (Hardware): Ini mencakup semua perangkat fisik yang digunakan dalam SIM, seperti komputer, server, jaringan komputer, printer, dan perangkat penyimpanan data.
2) Perangkat Lunak (Software): Ini meliputi aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memproses data dalam SIM, seperti sistem basis data, aplikasi pengolahan data, aplikasi analisis data, dan perangkat lunak khusus untuk fungsi manajemen tertentu (misalnya, perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning).
3) Basis Data (Database): Ini adalah tempat penyimpanan data yang terorganisir dalam SIM. Basis data menyimpan informasi yang diperlukan untuk kegiatan manajemen, seperti data pelanggan, data transaksi, data inventaris, dan lainnya.
4) Jaringan Komunikasi: Ini adalah infrastruktur yang digunakan untuk menghubungkan perangkat dan pengguna dalam SIM. Jaringan ini memungkinkan transfer data dan komunikasi antara berbagai komponen SIM.
5) Manusia (Pengguna): Pengguna adalah komponen penting dalam SIM. Mereka termasuk manajer, staf, dan pengguna lainnya yang menggunakan SIM untuk melakukan tugas-tugas manajemen, mengakses informasi, dan mengambil keputusan.
6) Prosedur: Prosedur adalah aturan dan langkah-langkah yang ditetapkan dalam SIM untuk mengelola dan mengatur penggunaan sistem. Ini meliputi prosedur pengumpulan data, prosedur pemrosesan data, prosedur keamanan, dan prosedur pengambilan keputusan.
7) Kebijakan dan Standar: Kebijakan dan standar adalah pedoman dan panduan yang ditetapkan dalam SIM untuk mengatur penggunaan sistem, keamanan data, dan praktik manajemen lainnya. Ini termasuk kebijakan keamanan data, kebijakan privasi, dan standar penggunaan sistem.
Semua komponen ini bekerja bersama-sama dalam SIM untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyajikan informasi yang relevan bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Keterhubungan dan sinergi antara komponen-komponen ini sangat penting dalam menjalankan fungsi dan tujuan SIM.
2.4 BATAS SISTEM (BOUNDARY)
Batas sistem dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan lingkup organisasi. Namun, ada beberapa batasan umum yang dapat diterapkan dalam SIM. Berikut adalah beberapa batasan yang umum ditemukan dalam SIM:
1) Batasan Organisasi: SIM biasanya beroperasi di dalam batasan organisasi tertentu. Ini berarti bahwa SIM difokuskan pada kegiatan dan proses yang terjadi di dalam organisasi tersebut. Data dan informasi yang dikelola oleh SIM biasanya terkait dengan operasi dan keputusan yang berkaitan dengan organisasi tersebut.
2) Batasan Fungsional: SIM biasanya terkait dengan fungsi manajemen tertentu dalam organisasi, seperti manajemen keuangan, manajemen produksi, manajemen pemasaran, atau manajemen sumber daya manusia. Setiap fungsi manajemen memiliki kebutuhan dan tujuan spesifik yang menjadi fokus SIM.
3) Batasan Geografis: SIM dapat memiliki batasan geografis tergantung pada cakupan operasional dan lokasi organisasi. Misalnya, sebuah SIM dapat berfokus pada operasi lokal dalam satu wilayah atau dapat mencakup operasi global dalam beberapa negara.
4) Batasan Waktu: SIM biasanya beroperasi dalam batasan waktu tertentu. Data dan informasi yang dikelola oleh SIM berkaitan dengan periode waktu tertentu, seperti bulanan, tahunan, atau sesuai dengan kebutuhan pelaporan dan pengambilan keputusan dalam organisasi.
5) Batasan Teknologi: SIM tergantung pada teknologi informasi dan komunikasi yang digunakan dalam organisasi. Batasan ini dapat mencakup jenis perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, jaringan komunikasi yang tersedia, dan kapabilitas teknologi lainnya.
Penting untuk memahami batasan-batasan ini agar SIM dapat dirancang, dikembangkan, dan diimplementasikan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan sasaran organisasi.
2.5 LINGKUNGAN LUAR SISTEM (ENVIRONMENTS)
Lingkungan luar dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) terdiri dari faktor-faktor eksternal yang dapat mempengaruhi operasi dan kinerja SIM. Lingkungan luar SIM mencakup berbagai aspek yang dapat memengaruhi pengumpulan, pemrosesan, dan penggunaan informasi dalam SIM. Berikut adalah beberapa contoh lingkungan luar SIM:
1) Lingkungan Industri: SIM dapat dipengaruhi oleh karakteristik dan dinamika industri di mana organisasi beroperasi. Perubahan tren, persaingan, regulasi, dan inovasi di industri dapat mempengaruhi kebutuhan informasi dan sistem yang harus disediakan oleh SIM.
2) Lingkungan Ekonomi: Kondisi ekonomi, seperti fluktuasi pasar, inflasi, suku bunga, dan kebijakan ekonomi, dapat mempengaruhi keputusan dan strategi manajemen. SIM harus mampu mengumpulkan dan menyediakan informasi yang relevan tentang kondisi ekonomi untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
3) Lingkungan Teknologi: Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dapat mempengaruhi SIM. Perubahan dalam perangkat keras, perangkat lunak, infrastruktur jaringan, dan tren teknologi lainnya dapat memerlukan penyesuaian dan pengembangan dalam SIM untuk tetap relevan dan efektif.
4) Lingkungan Hukum dan Regulasi: Undang-undang, peraturan, dan kebijakan yang berlaku dalam lingkungan hukum dapat mempengaruhi pengumpulan, pengolahan, dan penggunaan informasi dalam SIM. SIM harus mematuhi persyaratan hukum dan regulasi terkait privasi data, keamanan informasi, dan perlindungan konsumen, antara lain.
5) Lingkungan Sosial dan Budaya: Nilai-nilai, norma, dan tuntutan sosial dan budaya dalam masyarakat dapat memengaruhi SIM. Perubahan dalam preferensi konsumen, tren sosial, dan dinamika demografis dapat mempengaruhi kebutuhan informasi dan sistem yang harus disediakan oleh SIM.
6) Lingkungan Politik: Faktor politik dan kebijakan pemerintah dapat mempengaruhi SIM. Perubahan kebijakan, regulasi, dan perubahan kebijakan fiskal atau moneter dapat mempengaruhi operasi dan penggunaan informasi dalam SIM.
Pemahaman terhadap lingkungan luar SIM penting untuk merancang, mengembangkan, dan mengelola sistem informasi yang efektif. Organisasi harus mengawasi dan mengantisipasi perubahan dalam lingkungan luar tersebut agar SIM dapat terus beradaptasi dan memberikan informasi yang relevan dan berharga bagi pengambilan keputusan manajemen.
2.6 PENGHUBUNG (INTERFACE)
Penghubung dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) merujuk pada komponen atau elemen yang menghubungkan berbagai bagian atau modul dalam sistem tersebut. Penghubung ini memungkinkan aliran data dan informasi yang lancar antara berbagai komponen SIM, sehingga memastikan integrasi dan koordinasi yang efektif dalam pengolahan informasi. Berikut adalah beberapa penghubung umum dalam SIM:
1) Database: Database berfungsi sebagai pusat penyimpanan data dalam SIM. Database menyediakan akses dan pengelolaan data yang konsisten dan terintegrasi di seluruh sistem. Komponen SIM lainnya dapat mengambil dan memperbarui data dalam database untuk mendukung berbagai proses dan kegiatan.
2) Antarmuka Pengguna: Antarmuka pengguna atau user interface memungkinkan interaksi antara pengguna dan SIM. Antarmuka pengguna dapat berupa tampilan grafis, formulir, atau perintah teks yang memungkinkan pengguna untuk memasukkan data, mengakses informasi, dan menjalankan fungsi-fungsi SIM.
3) Jaringan Komunikasi: Jaringan komunikasi menghubungkan berbagai komponen SIM di dalam organisasi. Jaringan ini memungkinkan transfer data dan informasi antara server, komputer pengguna, dan perangkat lainnya yang terhubung dengan SIM. Jaringan komunikasi memastikan aksesibilitas dan konektivitas data dalam SIM.
4) Integrasi Aplikasi: Integrasi aplikasi melibatkan penghubungan dan pertukaran data antara berbagai aplikasi yang digunakan dalam SIM. Misalnya, integrasi antara aplikasi manajemen keuangan, manajemen persediaan, dan manajemen produksi memungkinkan aliran data yang lancar dan terkoordinasi antara fungsi-fungsi tersebut.
5) API (Application Programming Interface): API memungkinkan komunikasi dan pertukaran data antara SIM dan sistem eksternal atau aplikasi pihak ketiga. Dengan menggunakan API, SIM dapat terhubung dengan sistem atau layanan lain, seperti sistem pembayaran online, layanan logistik, atau platform e-commerce.
6) Middleware: Middleware adalah perangkat lunak yang berfungsi sebagai perantara antara berbagai komponen dan aplikasi dalam SIM. Middleware memungkinkan komunikasi dan pertukaran data antara aplikasi yang berbeda, serta memfasilitasi integrasi dan interoperabilitas dalam SIM.
Penghubung dalam SIM sangat penting untuk mengoptimalkan aliran informasi dan pengolahan data antara berbagai komponen dan fungsi dalam sistem.
2.7 MASUKAN (INPUT)
Berikut adalah beberapa masukan yang dapat diterapkan dalam pengimplementasian sistem informasi manajemen (SIM) di organisasi:
1) Identifikasi kebutuhan bisnis: Lakukan analisis kebutuhan bisnis secara menyeluruh untuk memahami tantangan dan kesempatan yang dihadapi oleh organisasi. Identifikasi area di mana sistem informasi dapat memberikan nilai tambah dan efisiensi dalam operasi dan pengambilan keputusan.
2) Libatkan pengguna: Melibatkan pengguna dalam tahap perencanaan dan pengembangan SIM sangat penting. Dengan melibatkan pengguna, Anda dapat memahami kebutuhan mereka, memastikan sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan mereka, dan meningkatkan adopsi dan penerimaan sistem.
3) Desain sistem yang terintegrasi: Pastikan SIM yang dikembangkan memiliki integrasi yang baik dengan sistem lain yang ada di organisasi. Hal ini akan memastikan aliran data yang lancar dan konsistensi dalam pengolahan informasi di seluruh sistem.
4) Fokus pada keamanan data: Keamanan data sangat penting dalam SIM. Pastikan untuk menerapkan langkah-langkah keamanan yang tepat, seperti enkripsi data, otorisasi akses, dan pemantauan keamanan untuk melindungi informasi sensitif dan menjaga integritas data.
5) Pertimbangkan skalabilitas: Perencanaan jangka panjang adalah kunci dalam pengembangan SIM. Pastikan sistem yang dikembangkan dapat dengan mudah ditingkatkan dan diperluas sesuai dengan pertumbuhan dan kebutuhan organisasi.
6) Sertakan pelatihan dan dukungan: Memberikan pelatihan yang memadai kepada pengguna SIM dan menyediakan dukungan teknis yang baik akan membantu meningkatkan penerimaan dan penggunaan sistem. Pastikan pengguna memiliki pemahaman yang baik tentang cara menggunakan SIM dan mendapatkan bantuan jika menghadapi masalah.
7) Lakukan uji coba dan penyesuaian: Sebelum mengimplementasikan SIM secara penuh, lakukan uji coba dan evaluasi yang komprehensif untuk memastikan sistem berfungsi dengan baik dan memenuhi kebutuhan organisasi. Lakukan penyesuaian jika diperlukan berdasarkan umpan balik dan hasil evaluasi.
8) Lakukan pemantauan dan pembaruan: SIM harus dipantau secara berkala untuk memastikan kinerjanya tetap optimal dan sesuai dengan perubahan lingkungan bisnis. Perbarui sistem jika diperlukan untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan bisnis dan teknologi.
9) Libatkan pemangku kepentingan: Melibatkan pemangku kepentingan, seperti manajemen eksekutif dan departemen terkait, dalam pengembangan, implementasi, dan penggunaan SIM dapat memastikan dukungan dan kesuksesan sistem.
10) Evaluasi hasil dan manfaat: Terakhir, lakukan evaluasi periodik terhadap hasil dan manfaat yang diberikan oleh SIM. Tinjau apakah sistem telah mencapai tujuan yang diharapkan dan identifikasi area peningkatan yang mungkin.
2.8 KELUARAN (INPUT)
Keluaran dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat berupa berbagai jenis informasi dan laporan yang dihasilkan oleh sistem untuk mendukung pengambilan keputusan dan manajemen dalam organisasi. Berikut adalah beberapa contoh keluaran yang umum dari SIM:
1) Laporan Keuangan: SIM dapat menghasilkan laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Laporan ini memberikan informasi tentang kinerja keuangan organisasi dan membantu manajemen dalam mengambil keputusan keuangan.
2) Laporan Penjualan dan Pemasaran: SIM dapat menghasilkan laporan penjualan, laporan analisis pasar, laporan pemantauan kampanye pemasaran, dan lainnya. Laporan ini memberikan informasi tentang penjualan, kinerja pemasaran, tren pasar, dan membantu manajemen dalam merencanakan strategi pemasaran.
3) Laporan Produksi dan Persediaan: SIM dapat menghasilkan laporan produksi, laporan persediaan, dan laporan analisis efisiensi produksi. Laporan ini memberikan informasi tentang volume produksi, penggunaan bahan baku, persediaan, dan membantu manajemen dalam mengoptimalkan proses produksi.
4) Laporan Sumber Daya Manusia: SIM dapat menghasilkan laporan tentang data karyawan, laporan absensi, laporan kinerja karyawan, dan lainnya. Laporan ini memberikan informasi tentang manajemen sumber daya manusia, produktivitas karyawan, dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan terkait tenaga kerja.
5) Laporan Analisis Data: SIM dapat menghasilkan laporan analisis data yang lebih kompleks, seperti analisis tren, analisis statistik, dan analisis prediktif. Laporan ini memberikan wawasan mendalam tentang data dan membantu manajemen dalam mengidentifikasi pola, tren, dan peluang di dalam organisasi.
6) Informasi Real-time: SIM dapat memberikan informasi yang diperbarui secara real-time, seperti grafik, dashboard, atau alat pemantauan yang menampilkan data dan metrik penting dalam waktu nyata. Informasi ini membantu manajemen dalam memantau kinerja saat ini dan mengambil tindakan yang cepat.
Keluaran SIM dapat beragam tergantung pada kebutuhan dan tujuan organisasi. Penting untuk merancang dan mengkonfigurasi SIM dengan baik agar keluaran yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan dapat memberikan nilai tambah dalam pengambilan keputusan dan manajemen.
2.9 PENGOLAH (PROCESS)
Pengolah dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) merujuk pada komponen atau perangkat lunak yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menganalisis data dan informasi dalam sistem. Pengolah ini memainkan peran kunci dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat bagi manajemen. Berikut adalah beberapa pengolah umum yang digunakan dalam SIM:
1) Sistem Basis Data: Sistem basis data digunakan untuk mengelola dan menyimpan data yang digunakan dalam SIM. Ini termasuk perangkat lunak database seperti MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server, atau PostgreSQL. Sistem basis data memungkinkan penggunaan struktur data terorganisir dan akses yang efisien ke data dalam SIM.
2) Perangkat Lunak Analisis Data: Perangkat lunak analisis data digunakan untuk menganalisis data dan menghasilkan wawasan yang berguna bagi manajemen. Contoh perangkat lunak analisis data termasuk Microsoft Excel, Power BI, Tableau, atau IBM SPSS. Perangkat lunak ini memungkinkan pemrosesan data yang kompleks, visualisasi data, dan analisis statistik.
3) Sistem Manajemen Konten: Sistem manajemen konten (content management system/CMS) digunakan untuk mengelola konten digital dalam SIM, seperti dokumen, gambar, video, atau konten web. Contoh CMS termasuk WordPress, Drupal, atau Joomla. Sistem ini menyediakan alat untuk membuat, mengedit, dan mengatur konten dalam SIM.
4) Perangkat Lunak Enterprise Resource Planning (ERP): Perangkat lunak ERP adalah solusi yang komprehensif untuk mengelola berbagai aspek operasional di dalam organisasi. Ini mencakup manajemen keuangan, manajemen persediaan, manajemen produksi, manajemen sumber daya manusia, dan fungsi manajemen lainnya. Contoh perangkat lunak ERP termasuk SAP, Oracle ERP, atau Microsoft Dynamics.
5) Sistem Manajemen Dokumen: Sistem manajemen dokumen digunakan untuk mengelola dan menyimpan dokumen dalam SIM. Ini mencakup perangkat lunak seperti Microsoft SharePoint, Google Drive, atau Dropbox. Sistem ini memfasilitasi kolaborasi, pengorganisasian, dan berbagi dokumen antar pengguna dalam SIM.
6) Perangkat Lunak Keuangan dan Akuntansi: Perangkat lunak keuangan dan akuntansi digunakan untuk mengelola proses keuangan dan akuntansi dalam SIM. Ini termasuk perangkat lunak seperti QuickBooks, Xero, atau SAP Finance. Perangkat lunak ini memungkinkan pencatatan transaksi keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan analisis keuangan.
Memilih pengolah yang tepat dan mengkonfigurasi dengan baik sangat penting untuk memastikan sistem dapat mengolah data dengan efisien dan menghasilkan informasi yang relevan bagi manajemen.
2.10 SASARAN (OBJECTIVES)
Sasaran atau Tujuan umum SIM adalah sebagai berikut:
1) Mendukung pengambilan keputusan: SIM bertujuan untuk menyediakan informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas tinggi dan tepat waktu membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih baik dan lebih efektif.
2) Meningkatkan efisiensi operasional: SIM bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional organisasi dengan menyediakan informasi yang diperlukan untuk mengoptimalkan proses bisnis. Dengan memiliki akses ke informasi yang akurat, manajemen dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah operasional yang mungkin timbul.
3) Memfasilitasi perencanaan strategis: SIM bertujuan untuk mendukung perencanaan strategis organisasi dengan menyediakan informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman di lingkungan bisnis. Informasi yang komprehensif dan terkini membantu manajemen dalam merumuskan strategi yang tepat.
4) Meningkatkan pengawasan dan kontrol: SIM bertujuan untuk meningkatkan pengawasan dan kontrol manajemen terhadap operasi organisasi. Dengan memiliki akses ke informasi yang relevan, manajemen dapat memantau dan mengendalikan kinerja organisasi serta mengidentifikasi masalah atau pengecualian yang perlu ditangani.
5) Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi: SIM bertujuan untuk meningkatkan kolaborasi dan komunikasi antara berbagai bagian dan level manajemen dalam organisasi. Informasi yang terintegrasi dan dapat diakses oleh semua pihak yang berkepentingan memfasilitasi pertukaran informasi yang efektif dan kerja tim yang lebih baik.
6) Meningkatkan pelayanan pelanggan: SIM bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menyediakan akses yang cepat dan akurat ke informasi pelanggan. Dengan informasi yang tepat, manajemen dapat memberikan layanan pelanggan yang lebih baik dan menyesuaikan strategi pemasaran dan penjualan.
Setiap organisasi mungkin memiliki tujuan SIM yang spesifik tergantung pada kebutuhan dan prioritas bisnis mereka. Namun, secara umum, tujuan SIM adalah untuk menyediakan informasi yang relevan dan bermanfaat bagi manajemen dalam pengambilan keputusan dan pengelolaan operasional.